Outsourcing Hotellerie

Outsourcing in der Hospitality Industrie

Effizienzsteigerung und strategische Ausrichtung durch externe Dienstleistungen

In der Hospitality Industrie ist Outsourcing eine etablierte Praxis, die es Hotels ermöglicht, ihre betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und sich auf ihre Kernkompetenzen wie die Gästebetreuung zu konzentrieren. Durch das Auslagern von Prozessen an spezialisierte Dienstleister können Hotels flexibler auf Marktveränderungen reagieren, ihre Ressourcen effektiver nutzen und das Kundenerlebnis optimieren.

Was bedeutet Outsourcing?

Outsourcing bedeutet, dass bestimmte Aufgaben oder Abteilungen, die für den Hotelbetrieb notwendig sind, aber nicht zur Hauptdienstleistung gehören, an externe Dienstleister übergeben werden. Dazu zählen Tätigkeiten wie Housekeeping, Service, Sicherheitsdienst oder IT-Support. Durch das Outsourcing solcher Aufgaben können Hotels flexibel und kosteneffizient agieren, da sie externe Partner je nach Bedarf und Auslastung einbinden und keine dauerhaften internen Ressourcen aufbauen müssen.

Ziele des Outsourcings

Outsourcing reduziert die Fixkosten, da Hotels Dienstleistungen nur nach Bedarf in Anspruch nehmen. Diese Flexibilität erlaubt es, die variablen Kosten besser zu steuern.

Indem Hotels die Verantwortung für unterstützende Tätigkeiten abgeben, können sie sich auf das Hauptgeschäft konzentrieren: die Gästezufriedenheit und die Qualität der Hoteldienstleistungen.

Effizienzsteigerung: Externe Dienstleister sind in ihren jeweiligen Fachgebieten spezialisiert und können oft effizienter und professioneller arbeiten als das eigene Team.

Besonders in saisonabhängigen Betrieben wie Hotels und Restaurants erlaubt Outsourcing eine schnelle Anpassung an Marktveränderungen, ohne dass die internen Strukturen umfangreich angepasst werden müssen.

Typische Outsourcing-Bereiche in der Hospitality Industrie

  1. Wäscherei

    Hotels haben einen stetigen Bedarf an frischer Bettwäsche, Handtüchern, Tischwäsche, Küchenwäsche aber auch Mitarbeiterkleidung. Die Zusammenarbeit mit professionellen Wäschereien spart Platz und Kosten, da keine internen Wäschereieinrichtungen notwendig sind und die externen Partner über die Kapazitäten und Maschinen verfügen, große Mengen effizient zu verarbeiten.

  2. Housekeeping und Reinigung

    Housekeeping zählt mit zu den häufigsten Outsourcing-Bereichen in Hotels. Externe Reinigungsfirmen übernehmen die Zimmerreinigung und sorgen für saubere öffentliche Bereiche. Diese Dienstleistung ist besonders flexibel und kostensparend, da die Dienstleistungskosten an die Zimmerauslastung angepasst werden können.

  3. Buchhaltung, Finanzen und Personal

    Die Bereiche Buchhaltung, Finanzen und Personalmanagement werden häufig in Hotels ausgelagert, da sie komplexe Verwaltungsaufgaben erfordern. Externe Dienstleister übernehmen Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen und Finanzberichterstattung sowie das Recruiting und die Verwaltung von Arbeitsverträgen. Dies ermöglicht Hotels, Kosten zu senken, Fehler zu minimieren und Zugang zu Expertenwissen zu erhalten, während interne Ressourcen geschont werden.

  4. Sicherheitsdienst

    Viele Hotels lagern den Sicherheitsdienst aus, um professionelles Wachpersonal und Sicherheitslösungen zu nutzen. Externe Sicherheitsunternehmen bieten spezialisierte Dienstleistungen und sind geschult, Risiken im Hotelbetrieb zu minimieren und die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten.

  5. Catering und Gastronomie

    Insbesondere kleine und mittelgroße Hotels übergeben Restaurant- und Catering-Services an externe Partner. Diese haben die nötige Erfahrung und Ausstattung, um hochwertige gastronomische Leistungen anzubieten, was das Hotelpersonal entlastet und Kosten für Personalmanagement und Vorratshaltung reduziert.

  6. Technischer Support und IT-Dienstleistungen

    Hotels benötigen zuverlässige IT-Services für Buchungssysteme, WLAN-Management und digitale Schlüsselsysteme. Durch das Outsourcing an IT-Dienstleister kann den Hotels rund um die Uhr Support zur Verfügung stehen. Die Systeme bleiben technisch auf dem neuesten Stand.

  7. Marketing und Vertrieb

    Speziell kleinere und unabhängige Hotels lagern Marketing und Vertrieb oft an spezialisierte Agenturen aus. Diese übernehmen Online-Marketing, Webseiten-Pflege, Social Media, den Vertrieb über Buchungsplattformen, SEO-Optimierung und erstellen Marketingstrategien und -kampagnen. Sie tragen damit maßgeblich zur Sichtbarkeit und Reichweite des Hotels bei.

Outsourcing Bereiche

Ergebnis einer Umfrage unter 896 Hotels im Jahr 2018.
Quelle: Advances in Economics, Business and Management Research, Atlantis Press

Die Grafik zeigt die Ergebnisse einer Umfrage unter 896 Hotels im Jahr 2018, die die Outsourcing-Aktivitäten von Kettenhotels (blau) und Privathotels (mint) vergleicht. Es wird deutlich, dass Kettenhotels besonders in Bereichen wie IT-Dienstleistungen, Marketing/Verkauf und Management stark auf Outsourcing setzen. Privathotels hingegen fokussieren sich häufiger auf das Auslagern von Rechnungswesen/Finanzen und Sicherheitsdiensten. Insgesamt zeigt die Grafik signifikante Unterschiede in der Priorität von Outsourcing zwischen den beiden Hoteltypen.

KPO (Knowledge Process Outsourcing) bezeichnet die Auslagerung anspruchsvoller, wissensbasierter Tätigkeiten wie Marktforschung, Datenanalyse oder Rechts- und Finanzdienstleistungen an spezialisierte Anbieter. Ziel ist es, Kosten zu sparen, Expertise zu nutzen und sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Risiken des Outsourcings im Hotelwesen

Obwohl Outsourcing viele Vorteile bringt, sind bestimmte Risiken nicht zu vernachlässigen. Eine sorgfältige Planung und aktive Steuerung der Partnerschaften sind entscheidend, um die Vorteile zu maximieren und potenzielle Nachteile zu minimieren:

  • Die Qualität ausgelagerter Dienstleistungen kann schwanken, wenn Standards des Hotels nicht konsequent durchgesetzt werden.
  • Durch die Abhängigkeit von externen Dienstleistern verliert das Hotelmanagement Einfluss auf die Prozesse und kann bei Problemen möglicherweise nicht sofort eingreifen.
  • Zwar ist das Outsourcing oft günstiger als interne Lösungen, aber unerwartete Gebühren oder Preissteigerungen können die Kosten in die Höhe treiben.
  • Langfristige Abhängigkeit von externen Dienstleistern kann die Flexibilität und Verhandlungsmacht des Hotels einschränken.
  • Die Auslagerung von IT-Dienstleistungen birgt das Risiko von Datenschutzverletzungen, wenn keine ausreichenden Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.
  • Die Qualität der Dienstleistung beeinflusst das Image des Hotels; mangelhafte Leistungen der Partner können zu Unzufriedenheit und negativen Bewertungen führen.

Erfolgreiches Outsourcing: So gelingt es

agere. Logo Sorgfältige Auswahl der Dienstleister: Die Wahl der Partner sollte auf einer klaren Evaluierung ihrer Kompetenz, Zuverlässigkeit und Sicherheitsstandards beruhen.

agere. Logo Klare Vertragsgestaltung: Ein gut durchdachter Vertrag, der Leistungen, Standards, Kosten und Verantwortlichkeiten festlegt, hilft dabei, unerwartete Probleme zu vermeiden.

agere. Logo Regelmäßige Qualitätskontrollen: Durch regelmäßige Audits und Kontrollen kann die Servicequalität gesichert und bei Bedarf angepasst werden.

agere. Logo Transparente Kommunikation: Ein enger und offener Austausch mit den Partnern stellt sicher, dass sie die Erwartungen des Hotels verstehen und erfüllen können.

Fazit

Outsourcing bietet für Hotels eine wertvolle Möglichkeit, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, indem sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und sich für unterstützende Prozesse auf externe Partner verlassen. Doch trotz der Vorteile erfordert erfolgreiches Outsourcing eine gründliche Planung, kontinuierliche Qualitätsüberwachung und eine aktive Steuerung der Partnerschaften, um die Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle zu halten und die Risiken zu minimieren.