Was ist Verderb und Bruch?
Wenn Lebensmittel und Getränke nicht richtig oder zulange gelagert werden, verderben sie. Auch kann es vorkommen, dass beim servieren Getränke herunterfallen und zu Bruch gehen. Dabei spricht man von Verderb und Bruch. In der Hotellerie und Gastronomie, passieren diese Vorfälle selbst den Besten. Wenn Lebensmittel wegeschmissen werden oder Dinge durch solche Vorfälle kaputt gehen, muss sollte man dies dokumentieren.
Was tun bei Verderb oder Bruch?
Damit das Finanzamt bei einer eventuellen Betriebsprüfung einem Hotelier und Gastronomen nicht unterstellen kann, dass die Waren unter der Hand verkauft wurde, ist es grundsätzlich ratsam solche Vorfälle zu dokumentieren. Hier bietet es sich an, eine Checkliste zu erstellten, auf der genaustens dokumentiert wird, was in welcher Menge verdorben oder kaputt gegangen ist.
Was gehört alles auf die Verderb und Bruch Checkliste?
Folgende Punkte sollte die Verderb und Bruch Checkliste enthalten:
- Abteilung
- Datum
- Mehrere Zeilen, die die Dokumentation über einen längeren Zeitraum (z.B. einen Monat) erlauben.
- Bezeichnung des Gegenstandes oder des Lebensmittels (Flasche Bier, Weinglas oder das Lebensmittel; Tomaten etc.)
- Die Gebindegröße (1 Kasten, 1 Eimer, 1 Schale)
- Die Menge der verdorbenen Lebensmittel oder der zerbrochenen Gegenstände
- der Einzelpreis sowie der errechnete Gesamtpreis in brutto
- ein Feld für die Unterschrift des jeweiligen Mitarbeiters, der diesen Vorfall dokumentiert hat
- Ein Feld für Anmerkungen oder Erklärungen
Sie können die Verderb und Bruch Liste auch erweitern, indem Sie weitere Vorfälle wie Diebstahl oder das gewähren eines Rabattes zum eintragen in die Liste mit aufnehmen. Damit eine weiterhin eine Abgrenzung möglich ist, fügen Sie einfach verschiedene Kästchen für jeden Vorfall ein, sodass der Mitarbeiter lediglich ankreuzen muss, was passiert ist.
Wie sieht eine Verderb und Bruch Checkliste aus?
Ein Beispiel für eine Verderb und Bruch Liste:
| Tag/Datum | Abteilung | Bezeichnung | Menge/Gebindegröße | Einzelpreis | Gesamtpreis | Verderb | Bruch | Diebstahl | Rabattierung | Unterschrift | Anmerkungen | ||
| 1 | |||||||||||||
| 2 | |||||||||||||
| 3 |
Sie können ebenfalls die Liste individuell gestalten, sie sollte allerdings verständlich sein und alle wichtigen Informationen enthalten.
Was mache ich mit der ausgefüllten Verderb und Bruch Checkliste?
Wir empfehlen Ihnen die Listen aufzubewahren, sodass Sie diese bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt jederzeit vorweisen können, sollten Ihnen irgendwelche Unstimmigkeiten vorgeworfen werden. Damit können Sie handfest argumentieren und haben durch die Unterschriften Ihrer Mitarbeiter ebenfalls einen weiteren Zeugen.
Die Verderb und Bruch Liste an die Buchhaltung geben
In jedem Fall sollten Sie die Liste am Ende des Monats Ihrer Buchhaltung übermitteln. Hier gibt es Unterschiede bei der Vorgehensweise. Ob Einzelunternehmer oder als bilanzpflichtiges Unternehmen und auch der jeweilige Vorfall bestimmt den Umgang bei der Verbuchung.
